Assurance restaurant : les documents à préparer

Au moment du renouvellement, l'assureur d'un restaurant s'intéresse à trois choses : la cuisson, l'électricité et la ventilation. Sur la ventilation, ses questions sont toujours les mêmes — à quelle fréquence le système d'extraction est-il nettoyé, par qui, et pouvez-vous le prouver. Un dossier préparé transforme un échange potentiellement inconfortable en formalité de quelques minutes. Voici ce qu'il faut réunir.

Pourquoi la ventilation pèse autant dans le dossier

Le raisonnement de l'assureur est simple. La graisse accumulée dans un système d'extraction est un combustible, et un feu qui entre dans un conduit chargé se propage à l'intérieur de la structure du bâtiment — donc vers les autres locaux, les logements au-dessus, la toiture. Le risque n'est pas seulement le vôtre : il est celui de l'immeuble entier.

C'est pourquoi l'entretien conforme n'est pas une bonne pratique facultative, mais une condition que la plupart des polices commerciales évoquent d'une façon ou d'une autre. Et c'est pourquoi, en cas de sinistre, l'absence de preuve d'entretien devient un argument contre l'indemnisation.

Les cinq documents à réunir

1. Vos certificats de nettoyage NFPA 96

C'est la pièce maîtresse. Un certificat utile porte :

• la date de l'intervention ;
• l'adresse de l'établissement ;
• la portée des travaux : hotte, plénum, filtres, conduits, ventilateur d'extraction sur le toit ;
• la mention de la norme NFPA 96 ;
• le nom et les coordonnées de l'entreprise ;
• la date recommandée pour la prochaine visite.

Un document qui dit seulement « nettoyage de hotte » sans préciser ce qui a été fait ne permet pas de conclure que les conduits ont été ouverts.

2. Les photos avant/après horodatées

Elles montrent ce que le certificat affirme. Un rapport photo qui documente l'intérieur du conduit et le ventilateur de toit, avec date et heure, est ce qui distingue une preuve d'une déclaration.

3. L'étiquette de service apposée sur place

La petite étiquette datée placée près du système d'extraction est le premier repère d'un inspecteur en visite. Elle doit être lisible et correspondre au dernier certificat.

4. Le rapport d'inspection du système d'extinction

Le système à agent chimique au-dessus de la ligne de cuisson relève d'une firme de protection incendie qualifiée, avec son propre calendrier d'entretien. C'est un dossier distinct de celui du nettoyage, mais l'assureur les regarde ensemble. Le sujet est traité dans notre article sur le système d'extinction de hotte.

5. La preuve d'assurance de votre fournisseur

Plusieurs assureurs veulent savoir que les travaux ont été exécutés par une entreprise elle-même assurée. Nova Hotte est assurée et fournit cette preuve sur demande.

La question de la fréquence, posée autrement

L'assureur ne demande pas seulement « avez-vous fait nettoyer ». Il demande, implicitement, « à la bonne fréquence ». Rappelons les quatre cadences de la NFPA 96 :

• mensuelle — appareils à combustible solide (four à bois, charbon de bois, fumoir) ;
• trimestrielle — cuisson à haut volume : friture soutenue, grillades au charbon, wok, service 24 h ;
• semestrielle — volume modéré, le cas de la majorité des restaurants de quartier ;
• annuelle — faible volume : salles paroissiales, camps, cantines saisonnières.

Une série de certificats espacés conformément à votre catégorie raconte une histoire cohérente. Trois visites en cinq ans dans une cuisine de friture racontent l'inverse. Si votre menu ou vos heures ont changé depuis la dernière évaluation, faites réévaluer la cadence : un dossier à jour vaut mieux qu'un dossier conforme à une cuisine qui n'existe plus.

Monter le dossier : une méthode en quatre étapes

1. Rassemblez l'historique. Certificats, rapports photo et factures des trois dernières années, en ordre de date. Ce qui manque peut souvent être réémis par l'entreprise qui a exécuté les travaux.
2. Repérez les trous. Un intervalle deux fois plus long que votre cadence est le genre de détail qu'un expert en sinistre remarque.
3. Planifiez une visite avant la date de renouvellement, pas après, pour que le certificat le plus récent soit dans le dossier au moment des questions.
4. Conservez le tout au même endroit, en version numérique. Un dossier partagé nommé par année règle la question pour de bon, y compris si la personne qui gère le restaurant change.

Aligner l'entretien sur l'année d'assurance

Le petit ajustement qui simplifie tout : caler votre calendrier d'entretien sur votre année de police. Une cuisine semestrielle fait alors une visite un mois avant le renouvellement et une autre six mois plus tard ; une cuisine trimestrielle place sa quatrième visite juste avant l'échéance.

Chez Nova Hotte, le rappel d'entretien fait partie du service : on vous recontacte à la cadence établie pour votre cuisine, l'intervention se fait de soir ou de nuit après la fermeture, et le certificat NFPA 96 avec photos avant/après horodatées est remis à chaque visite. Le rappel se fait en moins de 24 heures et l'intervention se planifie généralement dans un délai de 3 à 7 jours — utile quand un renouvellement approche plus vite que prévu.

Notre page inspection et certificat NFPA 96 détaille le contenu du document remis, et la page nettoyage de hotte de cuisine commerciale décrit la portée de l'intervention. Nous desservons Montréal, Laval, Longueuil et tout le Grand Montréal.

### À retenir - L'assureur veut une preuve d'entretien datée, pas une affirmation. - Cinq pièces : certificats NFPA 96, photos horodatées, étiquette de service, rapport d'extinction, preuve d'assurance du fournisseur. - Le certificat doit préciser la portée : hotte, plénum, conduits, ventilateur de toit. - La régularité compte autant que la dernière visite : une série cohérente vaut mieux qu'un certificat isolé. - Alignez votre cadence sur l'année de police et gardez tout au même endroit, en numérique.

Mettez votre dossier à jour avant le renouvellement : demandez votre soumission gratuite, ou consultez nos tarifs et la foire aux questions.