Certificat de nettoyage : ce que veut votre assureur

Un système d'extraction impeccable sans document ne vaut pas grand-chose le jour où votre assureur pose des questions. Ce qu'il veut voir, c'est une preuve datée, précise et continue que le système complet a été nettoyé à la bonne fréquence. Voici ce que doit contenir un certificat de nettoyage, ce qui le rend contestable, et comment bâtir un dossier qui tient.

Pourquoi ce document existe

Les assureurs commerciaux exigent couramment un entretien conforme du système d'extraction des cuisines commerciales, parce que la graisse accumulée dans les conduits est l'un des principaux facteurs de risque d'incendie en restauration. Le certificat est la trace écrite de cet entretien. Il sert à trois moments précis :

• au renouvellement de la police, quand le courtier ou l'assureur demande vos registres ;
• lors d'une visite de prévention des incendies, quand on vous demande la date du dernier nettoyage ;
• après un sinistre, quand la question devient : le système était-il entretenu conformément ?

C'est le troisième cas qui coûte le plus cher. Une réclamation se défend avec des documents, pas avec des souvenirs.

Ce qu'un certificat conforme doit contenir

L'identification complète

• Le nom et l'adresse de l'établissement.
• Le nom, les coordonnées et le statut de l'entreprise qui a fait le travail.
• La date et l'heure de l'intervention.
• Le nom du technicien responsable.

La portée exacte des travaux

C'est la partie la plus importante, et la plus souvent bâclée. Le document doit dire ce qui a été nettoyé :

• la hotte et le plénum ;
• les filtres à graisse ;
• les conduits verticaux et horizontaux, avec les accès ouverts ;
• le ventilateur d'extraction sur le toit.

Les zones inaccessibles, s'il y en a

Un bon certificat déclare aussi ce qui n'a pas pu être nettoyé, et pourquoi : absence de trappe d'accès, section de conduit fermée, ventilateur non démontable. Cette mention protège tout le monde. Un certificat qui prétend que tout a été fait alors que le système n'a pas de trappes suffisantes est un document fragile.

La référence à la norme et la prochaine échéance

La mention de la norme NFPA 96 et de la fréquence recommandée pour votre type de cuisine — mensuelle pour les appareils à combustible solide, trimestrielle pour la cuisson à haut volume (friture soutenue, 24 h, charbon de bois, wok), semestrielle pour un volume modéré, annuelle pour un faible volume — situe la visite dans un programme, pas dans le hasard.

Les photos avant/après horodatées

Le certificat dit ce qui a été fait ; les photos le montrent. Des images horodatées de la hotte, du plénum, de l'intérieur du conduit et du ventilateur de toit, avant et après, transforment une déclaration en preuve. C'est ce qui convainc un ajusteur.

L'étiquette de service

Une étiquette datée apposée près du système, généralement sur le conduit ou la hotte, indique d'un coup d'œil la date du dernier nettoyage et celle du prochain. C'est ce que regarde un inspecteur en entrant dans la cuisine.

Ce qu'un assureur risque de refuser

• Une facture seule. Elle prouve un paiement, pas un travail.
• Un document sans date ou avec une date imprécise.
• Un certificat qui ne nomme pas les zones nettoyées : « nettoyage de hotte » ne dit pas si le conduit a été touché.
• Un nettoyage limité aux filtres, présenté comme un entretien du système.
• Des photos non horodatées, ou prises seulement après le travail.
• Un dossier troué : deux certificats en quatre ans pour une cuisine qui aurait dû être nettoyée tous les trimestres.
• Un document émis par une entreprise non assurée ou impossible à retracer.

Comment monter un dossier qui tient

1. Classez chaque certificat au même endroit, en version papier et en version numérique, dans un dossier « Entretien hotte ».
2. Gardez les photos avec le certificat correspondant, pas dans un téléphone.
3. Affichez l'étiquette de service près du système d'extraction, visible.
4. Notez la prochaine échéance au calendrier de gestion, avec un rappel.
5. Conservez plusieurs années d'historique, pas seulement la dernière visite : c'est la continuité qui fait la force du dossier.
6. Envoyez une copie à votre courtier au renouvellement, sans attendre qu'on la demande.

Un dossier continu a un autre effet, plus agréable : il vous place en position de force dans une discussion de prime. Un restaurateur qui présente quatre ans de certificats trimestriels et de photos parle autrement qu'un restaurateur qui cherche une facture dans une boîte.

Ce que remet Nova Hotte à chaque visite

À chaque intervention, sans supplément :

• le certificat de nettoyage conforme NFPA 96, daté, avec la portée des travaux ;
• l'étiquette de service apposée près du système ;
• le rapport photo avant/après horodaté de la ligne d'extraction complète — hotte, plénum, conduits, ventilateur de toit ;
• la fréquence recommandée pour votre cuisine et la date du prochain rendez-vous.

Le détail de ce volet se trouve sur notre page inspection et certificat NFPA 96, et le travail lui-même sur la page nettoyage de hotte commerciale.

Les questions à poser avant de réserver

Avant de confier le travail à une entreprise, demandez :

• « Est-ce que le certificat précise les conduits et le ventilateur de toit, ou seulement la hotte ? »
• « Les photos sont-elles horodatées, avant et après ? »
• « Est-ce que vous inscrivez les zones inaccessibles s'il y en a ? »
• « Puis-je voir un exemple de certificat avant de réserver ? »
• « Êtes-vous assurés, et pouvez-vous me le prouver ? »

Une entreprise qui répond oui à tout, sans hésiter, vous remettra un document utile. Une entreprise qui hésite vous remettra un reçu.

### À retenir - Les assureurs exigent couramment une preuve d'entretien du système d'extraction. - Un certificat valable indique date, portée exacte des travaux, zones inaccessibles et norme de référence. - Une facture n'est pas une preuve ; des photos horodatées avant/après en sont une. - Ce qui compte autant que le document : la continuité du dossier sur plusieurs années. - Affichez l'étiquette de service près du système et classez tout au même endroit.

Demandez votre soumission gratuite sur la page soumission — le certificat et le rapport photo sont inclus. Voir aussi nos prix et la foire aux questions.